Какво съдържа SAF-T файлът и ще го генерира ли софтуерът ви?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) е XML файл, изграден по структура, публикувана от Националната агенция за приходите (НАП). Това не е формуляр за попълване, а извлечение от счетоводната ви система. Когато знаете какво влиза в него, знаете и къде да търсите преди първото подаване.

Трите отчета

В България има три вида SAF-T отчети, всеки със свое съдържание и срок.

Месечен файл: до края на следващия месец

• Заглавна част: вашата фирма, периодът, софтуерът, който е генерирал файла.
• Основни данни: сметкопланът, клиентите, доставчиците и данъчните кодове, които използвате.
• Счетоводни записвания: всяко записване за месеца.
• Първични документи: фактури за продажби, фактури за покупки и плащания.

Годишен файл: до 30 юни на следващата година

• Дълготрайни активи и движенията в тях през годината: придобиване, амортизация, отписване.

При поискване: до 14 дни

• Допълнителни данни, например наличности и движение на стоки, когато НАП ги изиска.

Файлът се проверява спрямо XML схемата на НАП, подписва се с квалифициран електронен подпис и се качва в портала за е-услуги на НАП. НАП актуализира схемата периодично, затова софтуерът ви трябва да следва текущата ѝ версия.

Къде обикновено се чупят данните

Повечето проблеми с валидацията не са в самия експорт, а в данните зад него:

• Съпоставяне на сметките. Сметкопланът ви трябва да е свързан със структурата на SAF-T. Фирмите със стандартния български сметкоплан обикновено се справят по-лесно от групи с международен сметкоплан.
• Данни за клиенти и доставчици. Липсващи ДДС номера или идентификатори, дубликати, различни имена.
• Данъчни кодове. Всеки ред от фактура трябва да има данъчно третиране, което отговаря на кодовете във файла.
• Дълготрайни активи извън системата. Ако регистърът на активите е в таблица, годишният файл не може да се генерира автоматично.

Въпроси към доставчика на софтуера

Преди да започне етапът ви, попитайте:

1. Ще генерира ли нашата версия SAF-T в актуалния формат на НАП и от коя дата?
2. Пълен ли е експортът? Месечен файл, годишен файл и данните за наличности при поискване.
3. Как се съпоставят сметките? Настройва ли се веднъж и кой го поддържа?
4. Проверява ли софтуерът файла спрямо схемата на НАП преди експорт?
5. Какво става с ERP системите на групата? За SAP, Dynamics и подобни, има ли българска локализация и кой я настройва?
6. Кой ни помага, когато файл бъде отхвърлен?

Ако отговорите са неясни, струва си да питате рано. Обновяванията и настройките отнемат повече време, отколкото повечето фирми очакват.

Как можем да помогнем

Преглеждаме данните и софтуера ви, съпоставяме сметките, работим с доставчика или ИТ екипа ви по експорта и тестваме файловете спрямо правилата на НАП преди първото истинско подаване. Услугата ни за SAF-T